Responsabilidade definida é cada pessoa saber, por escrito, o que é dela, o que ela decide sozinha e a quem responde. Quando isso é combinado no dia a dia, as tarefas ficam sem dono e voltam todas para o proprietário.
O sinal de que falta definição
Duas frases denunciam o problema: “achei que era com você” e “ninguém me avisou”. Elas não mostram falta de vontade da equipe. Mostram que a divisão do trabalho nunca foi escrita.
Em que ponto está a sua empresa?
Esta é uma das 16 questões que formam a nota do diagnóstico da Upscore Pro: As responsabilidades de cada integrante estão definidas?
- O proprietário concentra todas as funções
- São combinadas no dia a dia
- Estão definidas, sem registro formal
- Estão formalizadas e são acompanhadas
As duas primeiras respostas indicam um ponto prioritário. A terceira, um ponto em desenvolvimento. A quarta, um ponto consolidado.
O que fazer primeiro
- Liste as atividades que a empresa precisa fazer toda semana e todo mês.
- Ao lado de cada atividade, escreva um nome. Um só: tarefa com dois responsáveis não tem nenhum.
- Para cada pessoa, anote o que ela decide sozinha e o que precisa consultar.
- Mostre o quadro à equipe e ajuste o que não bate com a realidade.
- Revise quando alguém entrar, sair ou mudar de função.
Onde isso entra na nota
Responsabilidades são uma das questões do pilar Professional da Matriz PRO. Andam junto com os processos escritos: o processo diz como se faz, a responsabilidade diz quem faz.
Perguntas frequentes
Empresa com equipe pequena precisa definir funções por escrito?
Precisa, e é mais fácil fazer cedo. Com poucas pessoas, uma página resolve. Deixar para depois significa reorganizar a equipe com a operação já em andamento.
O que escrever na descrição de uma função?
As atividades que são da pessoa, o que ela decide sem consultar, a quem ela responde e como o resultado do trabalho dela é acompanhado.